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Wenn der Handwerker kommt … Arbeitserlaubnisscheine

Sicher haben Sie, wie die meisten Unternehmen, dafür gesorgt, dass Ihre Mitarbeiter jederzeit gefahrlos arbeiten können. Doch das eingespielte Gefüge kann dann ins Wanken geraten, wenn externe Arbeitskräfte im Betrieb Arbeiten verrichten, die nicht über Ihre Gefährdungsbeurteilung abgedeckt sind. Auch wenn diese Handwerker selbst gut vorbereitet sind, können doch Gefahren entstehen, die sich im Vorfeld nur sehr schwer bedenken lassen. Ein Beispiel: Nehmen wir an, Sie haben einen Handwerker mit Schweißarbeiten an einer Rohrhalterung in Ihrer Anlage beauftragt. Sie wissen, welche Gefahren von Ihrer Anlage normalerweise ausgehen können, Ihr Schweißer weiß, welche Gefahren vom Schweißen ausgehen können. Absichern müssen Sie allerdings, dass beispielsweise Ihre Mitarbeiter nicht in die Flamme schauen oder dass der Handwerker weiß, dass in einem Bereich, neben der er schweißen muss, eine explosionsfähige Atmosphäre auftreten könnte. Das Mittel der Wahl sind dann Arbeitserlaubnisscheine, die sämtliche neuen Gefährdungen beschreiben und festlegen, welche Maßnahmen alle Beteiligten ergreifen müssen.

Doch nicht für jede Arbeit benötigen Sie einen Arbeitserlaubnisschein. Solche Scheine sollen Mitarbeiter vor besonderen Gefahren schützen, zum Beispiel Heißarbeiten in Ex-Bereichen, Tätigkeiten in Behältern, in Höhen oder in der Nähe von Strahlungsquellen sowie beim Umgang mit gefährlichen Stoffen. Das Verfahren ist sehr aufwändig und belegt gerade im Stillstand einige Ressourcen. Prüfen Sie daher zunächst, bei welchen Arbeiten er wirklich Sinn macht. PLT-Spezialisten können an einem Arbeitstag im Stillstand an über 20 verschiedenen Stellen in der Anlage arbeiten. Hier jedes Mal einen neuen Schein auszustellen, ist wenig praktikabel. Das Gleiche gilt für Kontrollgänge. Überlegen Sie daher im Vorfeld, welche Arbeiten geplant sind, um den Aufwand möglichst gering zu halten.

Viel Arbeit, trotzdem wichtig

Arbeitserlaubnisscheine stellen sicher, dass Sie bei einem Ereignis oder Unfall nachweisen können, alles Nötige getan und Maßnahmen für das sichere Arbeiten im Betrieb getroffen zu haben. Der Arbeitserlaubnisschein ist daher ein organisatorisches Mittel, um Arbeiten sicherer zu machen. Gleichzeitig dient er zur Unterweisung Ihres externen Personals und hilft Ihnen, die Anstehenden Arbeiten zu koordinieren und zu strukturieren. Wie er aussehen soll, bleibt Ihnen überlassen, denn einen gesetzlichen Standard gibt es nicht. Auf den Seiten der Berufsgenossenschaften können Sie jedoch Vorlagen für typische Arbeiten herunterladen.

Das muss rein

Gliedern Sie Ihren Arbeitserlaubnisschein klar und nachvollziehbar. Neben einem Kopfteil mit Arbeitsort, Arbeitsauftrag, Art der Tätigkeit und Gültigkeitsdauer sollten Sie die gegenseitigen wirkenden Gefährdungen aufnehmen, die von Ihrem Unternehmen und vom Gewerk ausgehen und für die Arbeiten relevant sind. Legen Sie darin außerdem die Schutzmaßnahmen fest.

Händigen Sie eine Ausfertigung des Scheines an das ausführende Gewerk aus, eines bleibt bei Ihnen. Sammeln Sie ein zusätzliches Exemplar am besten an einer Stelle. Wenn Sie es im normalen Betriebsalltag aushängen, können alle Kollegen auf den ersten Blick sehen, wer heute außer ihnen in der Anlage ist.

Denken Sie daran, Ihr verantwortliches Personal im Umgang mit den Scheinen zu schulen, denn jedes Unternehmen setzt andere Prioritäten. Sinnvoll ist es, auch die Vorarbeiter oder Koordinatoren eines Gewerks mit ins Boot zu nehmen, damit sie die Informationen an ihr Team weitergeben können.

Auch die Rückgabe der Arbeitserlaubnisscheine nach Beendigung der Arbeiten sollten Sie dokumentieren. So weiß jeder der Beteiligten offiziell, wann seine Verantwortung endet bzw. wieder anfängt. Ein Arbeitserlaubnisschein ist übrigens nur für eine Tätigkeit gültig und müsste theoretisch bereits nach einer Unterbrechung, wie der Mittagspause oder einer Alarmübung erneuert werden. In der Praxis hat sich jedoch etabliert, solche Scheine für eine Schicht oder ein Arbeitstag auszustellen.

Der Blick von außen: Sicherungsposten

Für viele gefährdungsbehaftete Arbeiten macht ein Sicherungsposten Sinn, der von außen beobachtet und die Kollegen auf mögliche Gefahren aufmerksam macht. Jeden Sicherungsposten müssen Sie namentlich im Arbeitserlaubnisschein benennen. Er muss immer anwesend sein, solange die Arbeiten laufen und kann daher auch nicht mal kurz aufs Klo oder Brötchen holen. Wenn doch, haben Tätigkeiten in dieser Zeit Pause. Vergessen Sie außerdem nicht, den Wechsel von Sicherungsposten zu dokumentieren – genauso wie den Aufsichtsführenden.

Gut gemeint, aber nicht ganz so gut gemacht – sechs typische Fehler

Unterschreiben:
Um gerichtsfest zu sein, müssen Arbeitserlaubnisscheine von allen Beteiligten unterschrieben sein und den Namen des Unterschreibenden in Druckbuchstaben enthalten. Gerade bei Stillständen geht im Eifer des Gefechts gern mal eine Unterschrift vergessen. Im Fall der Fälle sind Sie so aber nicht abgesichert.

Realitätsfern:
Gerade wenn Arbeiten sich wiederholen, muss man das Rad nicht immer wieder neu erfinden. Warum also nicht Vorlagen nutzen? Prüfen Sie jedoch bei jeder Vorlage, ob sie auch wirklich mit der Realität, also dem konkreten Einsatz übereinstimmt und passen Sie sie im Zweifel individuell an.

Gut vorbereitet?
Bei einem Stillstand wollen oft alle Gewerke gleichzeitig ihre Arbeitserlaubnisscheine abholen. Um die Wartezeit für Handwerker zu verkürzen, werden viele Scheine vorbereitet. Trotzdem entsteht im Projektleiterbüro schnell Grabbeltisch-Atmosphäre und das Risiko, dass die Sorgfalt leidet. Vereinbaren Sie zum Beispiel unterschiedliche Ausgabezeiten für jedes Gewerk, um die Lage zu entspannen.

Nicht persönlich vor Ort:
Gerade wenn Handwerker eine Anlage schon gut kennen oder wenn es besonders hektisch zugeht, besteht die Gefahr, sich die Einweisung vor Ort zu sparen. Trotzdem sollte immer jemand die Gegebenheiten vor Ort erklären – damit Ihr Handwerker auch wirklich den richtigen Flansch öffnet.

Unterschrieben aber nicht geprüft:
Jeder, der einen Arbeitserlaubnisschein unterschreibt, muss prüfen, ob wirklich alle vorbereitenden Maßnahmen erledigt wurden. Sind Behälter beispielsweise freigemessen worden? Wenn nicht, beharren Sie auf die Umsetzung, bevor Sie unterschreiben. Und sollte sich im Laufe der Arbeiten die Situation ändern und nicht mehr der Beschreibung und Festlegung im AE-Schein entsprechen: Stellen Sie die Arbeiten ein und fragen Sie beim Betreiber nach.

Nicht genau genug:
Werden Sie in Ihrem Arbeitserlaubnisschein konkret. Legen Sie nicht Standard-PSA oder das Benutzen eines Handschuhs fest, sondern benennen Sie konkret, welche PSA oder welcher Handschuh es sein soll. Denn „Standard“ kann für jeden etwas anderes bedeuten.

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